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分工协作多方完成同一任务

发布时间:2021-01-22 12:22:52 阅读: 来源:防爆泵厂家

最近,上级部门要求我们进行一项数据采集,并给我们发来一份.xlsx格式的信息采集表。因为要采集的信息量巨大,为了提高采集,我们将采集表分发给各小组进行填写,这就涉及到协作共享,以及各小组的数据回收后的汇总问题。通过Excel的相关功能,最后我顺利完成了任务。

保护工作表

原始工作簿的表格结构和筛选数据不能被私自更改,所以要进行相关的保护(Excel 2010或以上版本)。

全选整张工作表后,右击打开“设置单元格格式”对话框,切换到“保存”选项卡,取消其中的“锁定”项,确定后返回。接着选定需要保护和限制编辑的单元格区域,可以使用Ctrl或Shift键进行复选,同上操作,进入“设置单元格格式”的“保护”选项卡,并勾选“锁定”。

切换到“审阅”,单击“更改”功能组的“保护工作表”,在弹出的“保护工作表”对话框中,已经自动勾选“保护工作表及锁定的单元格内容”项,接下来参考图示进行设置(图1),需要提醒的是“编辑对象”和“编辑方案”两个复选框不能选择,确认之后即可生效(注意不要忘记设置密码)。这样,被锁定的区域就不会被修改了。

设置共享工作簿

打开原始工作簿,例如“2011-2012学年度教师继续教育验证信息采集表.xlsx”,单击“更改”功能组的“共享工作簿”,勾选“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框(图2),确认之后即可生效。

添加“比较和合并工作簿”

由于“审阅”选项卡的“更改”功能组并未提供比较工作簿的功能,不过我们可以将其添加到快速访问工具栏:从Office按钮下打开“Excel选项”对话框,在“自定义列表”的“从下列位置选择命令”列表,单击选择“所有命令”,在列表中找到“比较和合并工作簿”,双击添加到右侧的列表框,确认之后即可将这个按钮添加到快速访问工具栏。请注意,如果工作簿没有共享,那么这个按钮是灰色的不可用状态。

制作共享工作簿的副本

分别复制或另存若干份原始工作簿,为了与原始工作簿有所区别,建议在文件后末尾添加“-机械组”、“-电子组”等名称,例如“2011-2012学年度教师继续教育验证信息采集表-机械组.xlsx”,发给各小组填写。

以后的工作就简单多了,待接收到相应的共享工作簿副本文件之后,将这些副本文件与原始工作簿集中在同一文件夹路径,点击快速访问工具栏的“比较和合并工作簿”按钮,此时会提示保存文档,点击“确定”按钮,保存文档之后会弹出对话框(图3),在这里载入各小组提供的工作簿副本,确认之后即可完成合并操作啦。

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